Comment organiser un colloque, un congrès, une conférence ?

Rédigé par Agencedecom -
Vous voulez organiser une conférence, un congrès d'entreprise, un colloque ? Selon moi, organiser un évènement professionnel est une excellente façon de redonner à votre industrie, à votre communauté et à vous-même. C'est l'occasion pour vous de rassembler les gens. Et si vous ne savez pas comment faire du réseautage, organiser votre propre événement peut être une excellente occasion d'échanger du business, de la connaissance ... dans votre domaine et au-delà.

Mais que faut-il pour organiser une conférence réussie ? C'est difficile à quel point ? Et, plus important encore, par où commencer ?

Trouver un co-organisateur ou des partenaires

La collaboration est essentielle à l'organisation d'un évènement d'entreprise. Bien que cela soit possible, je ne vous recommande pas d'organiser un congrès par vous-même. N'oubliez pas que les conférences sont un moyen pour les gens de faire du réseautage. Si vous êtes dans une pièce - tout seul - à essayer de décider de la meilleure façon de rassembler les gens, vous êtes déjà dans une mauvaise passe.

La collaboration est la clé ! Le simple fait d'avoir une autre personne partenaire pour aider à prendre les décisions, à s'acquitter de tâches administratives et aussi à apporter un soutien moral, est très utile.

Sélectionnez votre thème

Cette étape est essentielle. C'est la base, qui assure la cohésion de votre congrès d'entreprise . N'insistez pas trop sur ce point, cependant ; il n'est pas nécessaire que ce soit compliqué. En fait, c'est mieux si ce n'est pas le cas. il faut que cela soit clair et compréhensible pour tous.

Lorsque vous décidez de votre thème, il y a quelques éléments à prendre en considération :

  • Quel est votre public cible ?
  • Quel est votre message ?
  • Que voulez-vous que vos participants retirent de votre conférence ?
Une fois que vous avez la réponse à ces questions, il devient beaucoup plus facile de choisir un thème.

Trouver un lieu et fixer une date

Trouver le bon endroit pour l'événement, c'est la moitié de la bataille. Bien qu'il y ait d'innombrables raisons de trouver le bon endroit (et de choisir la bonne date), il y en a trois qui se démarquent le plus. Votre lieu de rendez-vous devrait être :
  • Facile d'accès. Est-il proche de l'aéroport, de la gare ? Facile à trouver ? À quel point les déplacements seront-ils difficiles ?

  • Abordable. Combien cela coûtera-t-il à vos participants de l'extérieur de la ville pour une chambre d'hôtel ? Qu'en est-il des frais de stationnement , de navette ?

  • Possibilité d'offrir d'autres attractions complémentaires à l'événement . Que feront vos participants pendant les pauses et/ou après les activités de la journée ?
Même si votre congrès d'entreprise est un événement d'une seule journée, le lieu est très important. Rappelez-vous qu'il ne s'agit pas seulement des conférenciers et du réseautage ; il s'agit de toute l'expérience. Comment était la nourriture ? Qu'avez-vous fait d'autre ? Avez-vous visité la ville ? Ce ne sont là que quelques éléments dont les participants se souviendront et dont ils parleront. Si vous voulez qu'ils s'amusent, faites-en plus qu'un simple colloque.

Note : Un mot sur les dates. Si possible, renseignez-vous pour savoir quand d'autres conférences auront lieu dans votre industrie. Il est préférable d'éviter de programmer votre conférence trop près de celles qui couvrent les mêmes sujets.

Décider du choix des orateurs

Une fois votre ensemble thématique décidé et votre salle réservée, vous êtes maintenant prêt à commencer à recruter des conférenciers.

Il y a essentiellement deux façons de recruter des conférenciers :
  • Invitez les gens que vous voulez
  • Lancer un appel à communications
Les conférenciers peuvent bien évidemment être à la fois invités et sélectionnés lors de votre appel à communication. Notez qu'il n'est pas rare d'essuyer des refus. Ça fait partie du processus. Mais ne vous laissez pas décourager.

Qu'en est-il de la rémunération des orateurs ? C'est une bonne question. Pour le moins, s'attendre à couvrir le coût de leur hébergement et de leur transport pour la conférence. Si votre budget le permet, couvrir les frais de déplacement d'un conférencier est idéal.

Quoi que vous décidiez, communiquez clairement votre décision à vos interlocuteurs. Il n'y a rien de pire qu'un malentendu à cause d'un manque de communication.

Trouver des sponsors

Si vous décidez de vous diriger vers un système de sponsoring, de parrainage, c'est très bien. Mais n'oubliez pas qu'il ne s'agit pas d'obtenir de l'argent pour l'événement - il ne s'agit pas seulement de vendre de l'espace publicitaire ; il s'agit de trouver une personne ou un groupe avec qui vous pouvez établir une relation plus profonde et durable entre vous, eux et vos participants.

Lors de la sélection des sponsors, gardez vos participants à l'esprit. Essayez de trouver une bonne correspondance. Par exemple, vous ne feriez pas appel à une entreprise d'aliments pour chiens pour parrainer votre conférence de développeurs.

De plus, il est important de fournir à vos commanditaires potentiels les éléments de base. Parlez-leur de l'événement, des personnes qui y participeront et du bénéfice qu'ils pourraient en tirer.

Mettre en place un système de billetterie

La vente de billets est, de loin, l'un des aspects les plus stressants de l'organisation d'une conférence. Vous devez décider combien, si les remboursements et/ou annulations sont autorisés, quels modes de paiement seront acceptés.... et la liste est longue.

Une fois que vous aurez décidé de votre politique tarifaire, de vos options concernant les tarifs, les annulations, les remboursements etc ... vous devrez vous rapprocher d'un prestataire, en ligne qui vous permettra de bénéficier de solution technique pour vendre, gérer, les billets pour votre évènement. Vous pourrez utiliser des coupons promotionnels, une stratégie de tarification par pallier ... nous traiterons cette thématique dans un autre article. Quoi qu'il en soit votre prestataire technique ne promotionnera pas votre évènement, c'est bien ce qu'il vous restera à faire.

Commercialisez votre événement

Vous avez votre Team, votre thème, votre lieu, vos conférenciers, vos sponsors et un moyen de vendre des billets. Maintenant, vous avez besoin de participants !

Voici quelques conseils pour vous aider à faire passer le mot :

  • Lancez une newsletter, ne soyez pas ' spammy ' à ce sujet.
  • Partager l'événement sur les médias sociaux
  • Demandez à vos sponsors et partenaires de partager l'événement sur les médias sociaux
  • Demandez à vos conférenciers d'en parler sur leur blog, leur Twitter, leur Facebook
  • Annoncez vous partout où pouvez sur le web mais pourquoi pas aussi dans les revues professionnelles hors ligne. A vous de voir en fonction de vos budgets.

Annonce publicitaire

Un autre conseil important au sujet du marketing est de faire savoir aux participants potentiels à quoi s'attendre s'ils assistent - le message du type " pourquoi devriez-vous venir ? ". Avec tant de congrès, de colloques, pourquoi devraient-ils se rendre au vôtre ? Pourquoi devraient-ils dépenser cet argent ? En quoi votre conférence est-elle différente ?

Si vous voulez qu'ils viennent, donnez-leur une raison et revenez à votre thème.